Oggi ti parlo di 3 tipologie di calendario Google e quando usare l’una piuttosto che l’altra:

  • calendario privato
  • calendario condiviso
  • calendario pubblico

In un altro articolo ti ho mostrato come creare un evento sul tuo calendario Google, se non lo hai letto ti invito a farlo.

Il calendario privato è il tuo calendario personale, quello in cui andrai a creare eventi e appuntamenti che ti riguardano in prima persona a cui puoi eventualmente aggiungere degli invitati.

Il calendario condiviso, invece, è un calendario che come dice la parola stessa è condiviso tra più utenti.

Ogni utente può essere solo visualizzatore o anche organizzatore. Nel primo caso potrà solo leggere gli appuntamenti mentre nel secondo potrà anche modificarli, cancellarli e crearne di nuovi.

La terza tipologia è il calendario pubblico, si tratta di un calendario che viene reso disponibile a chiunque abbia il link, tuttavia gli utenti possono solo leggere gli impegni ma non possono in alcun modo modificarli.

Ma quando utilizzare l’uno o l’altro?

Faccio subito qualche esempio per rendere più chiaro il concetto.

Se devi inserire nel calendario l’appuntamento per andare dal dentista utilizzerai il calendario privato in quanto si tratta di un impegno che riguarda esclusivamente te (al massimo puoi aggiungere tra gli invitati un amico per farti compagnia durante la visita).

Anche se organizzi un pranzo in famiglia utilizzerai il calendario privato, crei l’evento ed aggiungi gli invitati, in questo modo ogni invitato che accetta di partecipare si ritroverà l’evento nel proprio calendario (in aggiunta puoi allegare il menù e specificare l’indirizzo del ristorante per renderlo facilmente raggiungibile da chi non c’è mai stato).

Il calendario pubblico, invece, è molto utile quando vuoi creare uno o più eventi di cui le persone devono essere a conoscenza ma senza interagire con i singoli appuntamenti.

Ad esempio puoi creare un elenco di appuntamenti in cui specifichi in quali giorni della settimana è aperto al pubblico il tuo ufficio. Chi si iscrive al tuo calendario pubblico visualizzerà i giorni di apertura direttamente sul calendario del proprio PC o Smartphone.

Nella pagina di impostazioni di Google calendar trovi molti calendari pubblici a cui puoi iscriverti, come quello delle festività nazionali o delle competizioni sportive.

Parliamo ora del calendario condiviso, che potremmo definire una versione avanzata di quelle precedentemente descritte. Vediamo subito un esempio.

Se nel tuo ufficio vuoi scaglionare gli accessi del pubblico, puoi creare un calendario condiviso con gli altri colleghi in cui ognuno può inserire gli appuntamenti della giornata ed anche modificarli o cancellarli. In questo caso ognuno visualizza immediatamente tutti gli aggiornamenti.

Puoi condividere in sola lettura lo stesso calendario con un’altra persona magari l’addetto all’ingresso che quindi potrà solo visualizzare gli appuntamenti per gestire l’afflusso del pubblico.

Un altro esempio di calendario condiviso è quello in cui crei l’elenco delle attività extrascolastiche dei tuoi figli indicando orari e luogo di svolgimento e lo condividi con l’altro genitore per rendere più facile l’organizzazione di chi va ad accompagnarli e chi a prenderli.

Come vedi Google calendar si presta a moltissimi utilizzi e ti assicuro che una volta iniziato ad usarlo non potrai più farne a meno.

La comodità di utilizzare il calendario di Google non si esaurisce qui, infatti, come vedremo prossimamente, ogni appuntamento può interagire direttamente con il sistema di infotainment della tua auto, con la Smart TV e con gli assistenti vocali come Alexa di Amazon e Google Assistant. Quindi resta in contatto e inviami i tuoi suggerimenti commentando l’articolo.