Breve guida per capire come creare dei documenti standard con la stampa unione utilizzando un database o la rubrica di Outlook o un foglio Excel.

In questo articolo voglio parlarti di come creare dei documenti standard con la stampa unione.

La stampa unione è una funzione utilizzata nei software di videoscrittura delle maggiori suite di programmi (MS Office, OpenOffice o LibreOffice) per agevolare la creazione di documenti standard.

Pensa ad esempio ad un contratto, una lettera di assunzione, un verbale o una comunicazione da inviare a tutti i tuoi collaboratori.

Se prendi come esempio il contratto ci saranno dei dati che cambiano (nominativo, stipendio, mansioni) e dei dati che sono standard (il contenuto del contratto nelle sue parti generiche).

Con la stampa unione puoi creare il file del contratto standard e collegargli un elenco (database o foglio Excel) da cui attingere i dati che cambiano.

Avrai sostanzialmente 2 files:

  • il documento principale (il contratto standard)
  • l’elenco con i dati modificabili (foglio excel, database, rubrica di Outlook o elenco creato al momento)

Per creare una stampa unione la prima operazione che devi fare è quella di creare il tuo file principale, lasciando in bianco (basta inserire uno spazio o un trattino) le parti che possono cambiare.

Successivamente devi decidere da dove prendere i dati che ti servono.

Qui la scelta è soggettiva, se ti servono pochi dati puoi crearti un elenco in Excel, se invece sono molti e variegati è meglio utilizzare una query su un database in Access.

Dipende anche dalle tue conoscenze di Access piuttosto che di Excel.

Una volta compilato il tuo elenco (suddiviso in colonne così da avere una situazione ben ordinata) puoi procedere con la creazione della stampa unione.

Apri il documento principale creato in precedenza, nella scheda “Lettere” seleziona “inizia stampa unione” e scegli che tipo di modello utilizzare.

Puoi creare una busta, una lettera, delle etichette o un elenco. In alternativa puoi scegliere la creazione guidata che ti assiste nei passaggi successivi.

A questo punto devi solo indicare il percorso del tuo elenco (il foglio Excel o la query Access) o compilarne uno al momento.

La fase successiva è la composizione del documento.

Attraverso gli strumenti “blocco indirizzi”, “formula apertura” e “inserisci campo unione” puoi facilmente comporre il tuo documento inserendo il nome del dato che ti interessa nel punto specifico del documento.

Se ad esempio nel tuo elenco hai chiamato una colonna NOMINATIVO, nel tuo documento vedrai un campo unione chiamato “NOMINATIVO”.

Quindi inserendo il campo unioneNOMINATIVO” dopo le parole “Alla c.a. di” vedrai una frase sul tuo documento principale composta così:

Alla c.a. di <NOMINATIVO>

Terminata l’inserimento dei campi unione clicca su “anteprima risultati” e il tuo documento cambierà così:

Alla c.a. di Nome Cognome

Utilizzando le frecce accanto al numero di record (sempre in anteprima risultati) potrai spostarti tra i vari record o in alternativa puoi utilizzare lo strumento “trova destinatario” per inserire il nominativo che stai cercando.

La comodità di creare un documento standard è quella di non dover, ogni volta, riscrivere di sana pianta tutto il contenuto.

Potresti avere la necessità di modificare alcuni documenti (perché magari devi inserire delle clausole specifiche solo per alcuni collaboratori).

In questo caso cliccando su finalizza e unisci puoi scegliere se stampare, inviare per email oppure modificare singoli documenti (indicando quali record).

Con l’ultima scelta si aprirà un nuovo documento che contiene solo i dati (record) che hai indicato e potrai modificarne il contenuto in base alle necessità.

Sono certo che ora che conosci le basi della stampa unione troverai il modo di applicarla ai documenti che produci, raccontamelo nei commenti.

Parleremo prossimamente di altre utili funzioni dei programmi che utilizzi ogni giorno quindi continua a seguirmi.