Nel periodo storico che stiamo vivendo le email sono diventate la modalità ordinaria di comunicazione.

Se pensi che sia finalmente arrivato il momento di abbandonare la carta, le raccomandate con ricevuta di ritorno o il fax direi che sei nel posto giusto.

Personalmente mi considero un pioniere della filosofia paperless ovvero senza carta che mi consente non solo di fare un favore all’ambiente evitando la deforestazione ma soprattutto mi permette di gestire da casa tutte quelle faccende che fino a qualche anno fa mi portavano via intere giornate tra code all’ufficio postale, documenti da fotocopiare, fiumi di inchiostro per compilare moduli e richieste di ogni genere.

E poi anche dal punto di vista economico ho trovato un enorme beneficio basta pensare che con il costo di tre raccomandate ho già ripagato il canone annuo della posta certificata.

In questo articolo ti darò qualche consiglio su come scrivere un’email, come utilizzarle al meglio, quali impostazioni scegliere.

Tratterò in particolare l’utilizzo della email in versione non certificata, mentre rimando ad una prossima guida l’argomento PEC.

L’email ha 3 sezioni fondamentali che sono

  • Oggetto
  • Destinatario
  • Testo del messaggio

È importante che nell’oggetto sia sempre contenuta qualche parola chiave che ti servirà per ritrovarla facilmente e permetterà al destinatario di capire a colpo d’occhio la macro area in cui inserirla e contestualizzarla.

Se ad esempio stai scrivendo ad un’attività commerciale ed il tuo scopo è quello di chiedere informazioni circa una articolo che hai visto sul sito aziendale nell’oggetto inserisci il nr. articolo e il tipo di informazione che ti interessa conoscere (materiale di costruzione, dimensioni, ecc.).

Un oggetto compilato bene aiuta il destinatario a smistarla nel modo giusto.

La scelta del destinatario spesso è obbligata in quanto di solito all’azienda o Ente cui scrivi corrisponde un solo indirizzo email (spesso si tratta di info@dominio.it), ma non sempre è così.

Prendi il caso di un Comune, sul sito internet troverai sia l’indirizzo email del protocollo che l’indirizzo email dei singoli uffici.

In casi come questi la soluzione migliore è inviare sia all’ufficio protocollo che all’ufficio specifico, così potrai essere sicuro che la email arrivi al destinatario corretto immediatamente, tuttavia avendola trasmessa anche al protocollo la stessa verrà registrata in entrata e smistata ad eventuali altri uffici in coordinamento.

Per quanto riguarda il testo del messaggio non ho grandi consigli da darti se non quello di cercare di essere il più chiaro possibile nell’esposizione della richiesta così da non generare dubbi interpretativi in chi legge.

È sempre buona norma firmarsi ed inserire eventuali altri recapiti email o telefonici per essere raggiungibile nel più breve tempo possibile.

Adesso che hai composto la tua email non ti resta che definire qualche dettaglio prima dell’invio:

  • priorità
  • conferma di lettura
  • invio programmato
  • modalità riservata

la priorità è un’opzione che di solito è impostata su normale, ma nel caso tu volessi mettere in evidenza la tua email per far sì che il destinatario la tratti prima, puoi selezionare priorità alta, al contrario se ritieni che la tua richiesta non abbia urgenza puoi impostare la priorità bassa.

La conferma di lettura è un modo per assicurarsi che il messaggio sia giunto a destinazione, tuttavia non tutti i destinatari confermano la ricezione dell’email quindi non è completamente affidabile.

L’invio programmato è una modalità di invio che ti permette di organizzare al meglio il tuo tempo, infatti con questa opzione puoi decidere di inviare la email in un giorno ed un orario specifico, in questo modo puoi predisporre una comunicazione in anticipo ma riservarti la possibilità di bloccare l’invio o modificare il contenuto prima dell’effettivo invio.

La modalità riservata (al momento disponibile solo per Gmail) è un’opzione che ti garantisce che il contenuto sia fruibile solo per un determinato periodo di tempo e solo per un destinatario preventivamente verificato.

Con l’invio in modalità riservata puoi decidere per quanto tempo rendere accessibile il messaggio, inoltre puoi indicare il numero di telefono del destinatario su cui Google invierà un codice (OTP) necessario per accedere al messaggio email.

L’ultimo aspetto che devi considerare prima dell’invio è la necessità o meno di inserire allegati. Gli allegati possono essere di vari formati (pdf, doc, jpg) tuttavia ti sconsiglio di inviare file in formato exe o zip perché molti antivirus li considerano potenzialmente dannosi e quindi li cancellano dal messaggio originale.

Evita comunque di inviare allegati molto pesanti (in termini di grandezza del file) poiché rischi che l’email del destinatario non li accetti per mancanza di spazio.

In un altro articolo ti ho descritto la differenza tra gli allegati e i link in Google Drive, se non lo hai letto ti consiglio di farlo.

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