Approfondimento di alcune funzioni avanzate di Gmail: modalità riservata, firma multipla, modelli di risposte predefinite.

In questo articolo torno a parlarti di Gmail, la posta elettronica di Google, per approfondire alcune funzioni avanzate.

In particolare in questo articolo ti descrivo le seguenti caratteristiche di Gmail:

  • modalità riservata
  • firma multipla
  • modelli di risposte predefinite

Ti premetto che non tutte le funzioni di cui ti parlo oggi sono disponibili sull’app Gmail del tuo Smartphone, per questo motivo le impostazioni a cui farò riferimento vanno intese sempre per la versione web di Gmail.

La modalità riservata è una particolare procedura di invio della posta elettronica che ha lo scopo di garantire la riservatezza del contenuto.

In un mio precedente articolo che ti invito a leggere ti ho già accennato a grandi linee come funziona la modalità riservata.

In pratica quando scrivi una email e decidi di inviarla in modalità di riservata (cliccando l’icona a forma di lucchetto in basso a destra) devi impostare 2 parametri:

  • la data di scadenza (data oltre la quale il contenuto non sarà più visualizzabile)
  • l’invio del passcode tramite SMS (un codice generato da Google che servirà per leggere l’email, in questo caso dovrai indicare il numero di telefono del destinatario)

Chi riceve l’email, per poterne visualizzare il contenuto, dovrà autenticarsi su Gmail (se è un utente Google) o utilizzare il passcode ricevuto via SMS (se non è un utente Google).

Dopo aver visto come funziona la modalità riservata posso parlarti della firma.

La firma nelle email è molto importante perché consente al tuo interlocutore di trovare raggruppati in un unico posto tutti i dati che vuoi condividere.

Nel caso di una email personale probabilmente gli unici dati che vorrai condividere sono il tuo nome e al massimo il tuo numero di telefono.

Se invece si tratta di una email di lavoro potresti avere la necessità di indicare nella firma altri dati di contatto (magari il telefono dell’ufficio o la sede della tua attività o altre informazioni utili).

Per definire una firma devi aprire le impostazioni di Gmail (l’icona a forma di ingranaggio in alto a destra) e andare nella sezione firma.

Qui puoi impostare tutte le firme che vuoi (personale, per lavoro, per gli amici, per i familiari) semplicemente digitandone il testo e poi salvandola con un nome che la identifichi.

Inoltre puoi definire quale firma usare come predefinita per ogni account che gestisci con Gmail (qui ti ho spiegato come controllare più account da Gmail).

Terminata la configurazione delle tue firme puoi passare dall’una all’altra ogni volta che scrivi una email cliccando sull’icona a forma di penna in basso a destra.

Ora che hai imparato a gestire le firme multiple e la modalità riservata, posso descriverti un’ulteriore funzione molto interessante di Gmail ovvero le risposte automatiche personalizzate.

Per poter utilizzare delle risposte automatiche personalizzate la prima operazione che dovrai effettuare è abilitare la voce “risposta rapida” nelle opzioni di Gmail.

Dopo averle abilitate puoi creare delle risposte rapide ovvero dei modelli di email predefiniti da utilizzare in base alle necessità.

Per esempio puoi creare un modello di email da utilizzare quando vuoi rispondere ad una email ricevuta dallo staff del tuo ufficio, oppure un messaggio da inviare in risposta a specifici utenti che ti scrivono.

Qualunque sia il modello di email che vuoi creare per farlo dovrai solo iniziare a scrivere un nuovo messaggio inserendo come dati solo i seguenti:

  • oggetto
  • testo
  • firma

terminata la composizione del messaggio dovrai cliccare in alto a destra sull’icona forma di 3 puntini e selezionare “modelli” e poi “aggiungi nuovo” e infine definire un nome per questo modello di email.

Allo stesso modo quando scrivi un nuovo messaggio per richiamare un modello ti basta cliccare sull’icona in alto a destra e selezionare la voce “modelli” e poi il “nome del modello” che hai salvato.

Adesso che hai creato i tuoi modelli di messaggi sei pronto per trasformarli in risposte automatiche.

L’operazione è davvero molto semplice. Vai nelle impostazioni di Gmail e seleziona la scheda filtri.

Crea un nuovo filtro definendo le condizioni in cui applicarlo (se ricevi un messaggio da un determinato utente, oppure se ricevi un messaggio su uno specifico account).

Seleziona la voce “invia risposta automatica” e scegli quale modello, tra quelli che hai creato, desideri utilizzare.

Salva il filtro con un nome che ti possa aiutare a ricordarne le funzioni e il gioco è fatto.

Da questo momento, finché lascerai attivo il filtro, per ogni messaggio che corrisponde ai criteri che hai scelto, Gmail invierà una risposta automatica utilizzando il modello che hai creato.

Siamo giunti al termine di questo tour tra le funzioni avanzate di Gmail, se l’articolo ti è piaciuto lasciami un commento.