Nell’articolo precedente ti ho spiegato come creare un archivio digitale con Google Drive, in questa guida invece ti mostrerò come gestire gli allegati con Google Drive.

Quando parlo di allegati di sicuro ti viene subito in mente una email e infatti è proprio di questa che voglio parlarti.

Precisamente di Gmail, ovvero il servizio email dell’ecosistema di Google.

Quando scrivi una email con un qualsiasi altro provider, cliccando su allega ti viene chiesto di indicare il percorso del documento da allegare e spesso ci sono vincoli di dimensioni del file.

Con Gmail invece il concetto di allegati è direttamente connesso con Drive.

Nella schermata di compilazione del messaggio email, infatti, troverai il tasto “allega con Drive” che ti consente di scegliere il documento dal tuo spazio di Google Drive.

La particolarità sta nel fatto che questo sistema ti offre 2 modi di allegare un documento:

come allegato

come link

nel primo caso il documento sarà inserito nell’email come un classico allegato e di conseguenza la dimensione dell’allegato inciderà sul peso totale della email.

Nel secondo caso invece viene allegato solo un link al documento. Quindi il destinatario clicca sul link e visualizza il documento decidendo se vuole scaricarne una copia.

Adesso che conosci le potenzialità di Google Drive sono certo che non potrai più fare a meno di utilizzarlo soprattutto perché hai il vantaggio di:

  • salvare i tuoi documenti da qualsiasi postazione (PC o Smartphone) direttamente nel tuo archivio
  • aggiungere scansioni direttamente dall’app di Google Drive o da altre app (come CamScanner, ne ho parlato qui )
  • inserire qualsiasi documento che hai su Drive direttamente nelle email (come allegato o come link)
  • effettuare e visualizzare le revisioni nei documenti in tempo reale con gli utenti con cui hai condiviso il file

Ma gli utilizzi di Drive non si esauriscono qui, infatti ci sono altri due aspetti che è importante conoscere.

Il primo è la possibilità di usare Drive in combinazione con Google Calendar. (come ti ho accennato qui ).

In questo modo ad esempio puoi pianificare una riunione allegando i documenti per tutti i partecipanti, oppure programmare un pranzo inserendo il menu concordato.

Ti basterà, in fase di creazione dell’appuntamento, inserire gli allegati che desideri e tutti gli invitati potranno prenderne visione.

Il secondo aspetto da prendere in considerazione è la semplicità di condivisione dei documenti che contraddistingue Google Drive.

Attraverso le impostazioni di condivisione puoi infatti rendere disponibile il documento a chiunque o solo a determinati utenti, in sola lettura o anche in modifica (se si tratta di documenti editabili).

Immagina la comodità di iniziare a scrivere un documento in ufficio, farlo revisionare o commentare da un tuo collaboratore e poi terminarlo a casa sapendo che le modifiche apportate sono tutte disponibili su Drive.

Proprio quest’ultimo aspetto mi permette di indicarti un’ulteriore possibilità di gestione dell’archivio digitale.

Devi sapere che Google ti offre la possibilità di sincronizzare il contenuto del tuo PC con Drive.

Scaricando l’apposito software sul tuo PC, infatti, puoi decidere quale cartella sottoporre a Backup e Sincronizzazione.

Il vantaggio è evidente. Tutti i documenti sul PC saranno disponibili anche in Google Drive e tutte le modifiche che effettui su Google Drive vengono apportate anche sui documenti del PC e viceversa.

Come hai potuto vedere Google, attraverso i suoi servizi, ti permette di fare davvero tutto e per questo ti invito a continuare a seguirmi. Ricorda inoltre che nei commenti puoi lasciarmi le tue considerazioni sull’argomento trattato e le tue esperienze in merito.