Ogni giorno qualcuno di noi si pone una delle seguenti domande:

“Che impegni ho domani? Come faccio a programmare la mia attività anche quando non sono in ufficio? A che ora c’è la riunione con la scuola?”

In questo articolo ti parlerò di un modo semplice e funzionale per gestire tutti i tuoi appuntamenti sfruttando le potenzialità di Google Calendar.

Inizio subito col dirti che ho scelto di parlarti del calendario di Google perché a mio avviso è molto più comodo di altri software, non solo per la semplicità d’uso ma soprattutto perché la stragrande maggioranza di noi ha uno Smartphone Android o un Iphone su cui ha collegato un account Google.

Ed è proprio il fatto di avere un account Google che ci viene in aiuto per gestire, impostare e condividere impegni, attività, riunioni, ecc.

Google Calendar è accessibile da PC o da Smartphone, quindi le indicazioni che ti darò adesso valgono sia per l’uno che per l’altro.

Dopo aver aperto la schermata del nostro calendario di Google, cliccando sul giorno che ci interessa, andremo ad aggiungere un evento.

Nel titolo dell’evento descrivi qual è l’impegno che devi ricordare (pranzo in famiglia, riunione, portare l’auto in officina, ecc.) quindi definisci gli orari di inizio e fine o indica che si tratta di un impegno per tutto il giorno.

Successivamente devi impostare un promemoria o notifica indicando con quanto anticipo rispetto all’ora di inizio vuoi essere avvisato dell’evento.

Puoi impostare più avvisi che ti arriveranno sotto forma di email o di notifiche a schermo.

Adesso che hai impostato i parametri fondamentali del tuo evento puoi definire qualche dettaglio che, come ti spiegherò più avanti, andranno ad integrarsi con tutto l’ecosistema di Google.

La prima cosa che ti consiglio di definire è la posizione ovvero l’indirizzo in cui si svolgerà l’evento.

In questo modo, indipendentemente dalle notifiche che hai impostato, Google ti avviserà che è ora di partire per l’evento prendendo in considerazione la distanza della tua posizione rispetto a quella da raggiungere.

Puoi anche impostare la navigazione in Google Maps verso il luogo dell’evento semplicemente cliccando sull’avviso appena ricevuto.

Ulteriori campi a cui puoi dedicare la tua attenzione sono quelli della descrizione in cui puoi scrivere sinteticamente qualche appunto o nota da ricordare relativamente all’evento (costo dell’officina 100,00 €; riunione con il capo del personale per discutere di una promozione; ecc.) e quello degli allegati in cui potrai aggiungere un documento direttamente dal tuo Drive  (ad esempio il preventivo dell’officina, il menù concordato con il ristoratore, ecc.).

L’ultima voce da considerare è aggiungi persone.

Se al tuo evento dovranno partecipare altre persone puoi invitarle direttamente tramite questa opzione inserendo l’email.

Ora sei pronto per salvare il tuo evento in modo da poterlo ritrovare su tutti i dispositivi collegati al tuo account Google. Appena effettui il salvataggio ti verrà chiesto se vuoi informare gli invitati.

In questo modo le persone che hai aggiunto all’evento riceveranno un’email in cui potranno indicare, attraverso dei pratici pulsanti, se parteciperanno e anche proporre un cambio di orario.

Subito dopo riceverai un’email di conferma e da quel momento il tuo evento ti indicherà chi sono i partecipanti e chi invece ha rifiutato.

Semplice, no? Nel prossimo articolò tratterò le differenze tra calendario privato pubblico e condiviso quindi continua a seguirmi e se hai dei suggerimenti scrivi un commento.