In questa breve guida voglio illustrarti un modo semplice ma efficace per avere tutti i tuoi documenti sempre a portata di mano.

Come? Semplicemente utilizzando Google Drive, un servizio di cloud a 360° che si integra perfettamente nell’ecosistema di Google.

La prima cosa che devi tenere bene in mente quando cominci ad organizzare il tuo archivio digitale è che ogni documento deve essere facile da ritrovare.

Sei un tipo un po’ disordinato? Spesso ti dimentichi dove hai sistemato le cose?

Non ti preoccupare Google Drive ti aiuta a ritrovare i tuoi file, basta solo usare qualche accorgimento.

Il primo consiglio che voglio darti è il seguente:

il nome del file deve sempre contenere qualche parola chiave che ti permetta di identificarlo senza aprirlo.

Quindi se stai archiviando delle fatture chiama i file bolletta luce oppure acconto scrivania e magari inserisci nel nome anche la data (per esempio 2020-06-30 acquisto climatizzatore.pdf)

Inoltre per rendere più facile l’organizzazione immagina la struttura del tuo archivio digitale come una scatola con dentro tanti fascicoli.

Crea delle cartelle che identifichino la macro area cui attestare un documento (per esempio utenze domestiche, fatture, documenti di riconoscimento, documenti sanitari, ecc.)

Adesso che ti è chiaro il concetto di archivio digitale, vediamo come funziona Google Drive.

Sia che tu acceda a Drive dal PC che dallo Smartphone, troverai le medesime opzioni per creare gestire ed eliminare i tuoi documenti.

Quando apri Drive puoi scegliere di creare una cartella oppure aggiungere un file cliccando il tasto a forma di + e digitando il nome della cartella o selezionando il file da aggiungere.

I documenti possono avere varie caratteristiche, essere condivisi con persone specifiche o con chiunque abbia il link e nel caso di documenti realizzati con la suite Google (Google Documenti, Google Fogli, Google Presentazione, Google Moduli) puoi anche permettere ad altri utenti di collaborare alla stesura.

Le opzioni sono tutte molto semplici da gestire e le trovi cliccando con il tasto destro del mouse se usi il PC o in alto a destra dello schermo se usi lo Smartphone.

Adesso che hai cominciato a popolare il tuo archivio, se hai seguito i miei consigli, dovresti avere la possibilità di trovare facilmente un documento cercando una parola chiave.

Utilizza la barra di ricerca nella parte alta dello schermo, digita la parola chiave ed osserva i risultati che ti propone Drive.

Il motore di ricerca di Google Drive verifica la presenza della tua parola chiave nel nome del file, ma anche nel contenuto, nel nome della cartella e addirittura tra gli autori del documento.

In questo modo sarà molto difficile perdere qualche documento.

Una volta selezionato il file puoi verificare le attività compiute sullo stesso (chi lo ha aperto, chi lo ha modificato) e verificarne i dettagli (in quale cartella è archiviato, chi è il proprietario, quanto spazio occupa in termini di dimensione del file).

Se hai necessità di inviare un documento a qualcuno ti basterà selezionarlo e cliccare sull’opzione invia una copia. Il tuo archivio digitale è pronto, nel prossimo articolo ti mostrerò come utilizzarlo nelle email o negli eventi del tuo calendario, quindi continua a seguirmi.